こんにちは。モトキです。
在宅ワークをしようと応募概要を見てみると…
- Googleドキュメントを使って提出してください。
- Googleドキュメントの共有機能で作業します。
などの指定をされることが多いものですが、Googleドキュメントを使い慣れていない方にとっては、その応募要項があるだけで
- 「私には無理かもしれない」
- 「もっと経験を積んでからにしよう」
と思ってしまう方もいるのではないでしょうか。何を隠そう私もそう思っていた1人でした。
ですがご安心ください。1度やり方を覚えてしまえば難しいことはありません。この記事ではGoogleドキュメント使ったことがない方にも分かりやすいよう使い方を画像も交えて解説しています。
最後まで読んでいただければ、Googleドキュメントを使用する案件に気後れすることはなくなり、どんどん応募できるようになっているはずです。Googleドキュメントの使い方をマスターして充実した在宅ワークライフを送りましょう。
Googleドキュメントとは
そもそもGoogleドキュメントとはどういった物なのか簡単にご紹介すると、
GoogleドキュメントはGoogleの提供しているサービスのひとつで、Googleアカウントがあれば誰でも無料で利用する事が可能なツールです。使用感としてはマイクロソフト社のWordに似たものがあります。
ほかにもGoogleドキュメントではスマホでも編集が可能です。その際には専用のアプリがあるためそちらをインストールして使用する形になります。
また、Googleアカウントで紐付けを行えば、PCとスマホ間で書類データが共有されるため場所時間問わず作業することが可能となるためGoogleドキュメントは使いこなせれば作業効率をグンと上げることができるでしょう。
Googleドキュメントの使い方
Googleドキュメントを使用する際は、Googleのホームページから利用する事ができます。
使い方は簡単です。
Googleのホーム画面の右上にあるアイコンからドキュメントを選択
「新しいドキュメントを作成」から空白のドキュメントを選択
空白のドキュメントを選択すると作業画面が開き自由に編集することができます。
Googleドキュメントを使って共同で仕事をするには
ここまででGoogleドキュメントがどういうものなのかはお分かりいただけたと思います。ここからは実際にGoogleドキュメントを使った仕事の仕方を紹介していきます。おおまかに仕事関連で多く使う機能として以下の2つがあります。
- 特定の相手と資料を共有してやり取りする
- リンクを介して共有する
それぞれ解説していきます。
特定の相手と資料を共有してやり取りする
特定の相手と書類を共有する際の方法のとして共有したい相手のアカウント名やGmailを指定するやり方です。
まずは、相手と共有したい書類を用意します。今回は画像のようなサンプルを使用しながらみていきましょう。まず特定の相手と共有する際はドキュメント内の右上にある「共有」を選択します
「共有」を選択すると下のような画面が出てきます。
画像の赤枠に囲われた箇所に、書類の共有をしたい人のアカウント名もしくはGmailのメールアドレスを入力することで共有することができます。
共有する際、相手に編集権限を付与することが可能です。編集権限の種類として3種類あり、
- 閲覧者 …書類の編集ができない
- 閲覧者（コメント可）…コメントのみ可能
- 編集者 …全ての編集ができる
権限の内訳は以上の通りとなります。アカウントを指定した共有方法の場合のみ各アカウントそれぞれに権限を振り分けることが可能です。
リンクを介して共有する
次にお伝えする方法は、共有したい書類のリンクを相手に伝えるやり方をご紹介します。
一時的なアクセスの「制限付き」の▽を選択し赤枠に囲われている「リンクを知っている全員」を選びます。
赤枠に囲まれた「リンクをコピー」を選択すると、現在の作業しているGoogleドキュメントのリンクがコピーされます。そのコピーしたリンクを共有したい相手に伝えるだけです。もらったリンクにアクセスすれば共同で作業することが可能です。
ただ先の特定のアカウントを選択して共有するやり方との違いとして「編集権限の付与」の特性について押さえておく必要があります。
特定のアカウントを指定した場合では、各アカウントごとに編集権限を選択して付与することができました。しかしリンクを介した共有方法では、編集権限は共有しているユーザーに対して一括で行われます。
このリンクを指定した方法では、リンクを知っている人物であれば誰でもアクセスできてしまうため編集権限の付与はきちんと設定しましょう。やり方は以下の通りです。
赤枠に囲われた箇所を選択することで不特定多数のユーザに対して編集権限を付与することができます。リンクを用いた共有方法を選ぶ際は、この編集権限の付与の仕方を参考にしてみてください。
共同で作業する際に気をつけるべき点
これまで、書類の共有の仕方についてお伝えしてきました。「じゃあやり方も分かったことだし早速共有された書類を編集するぞ」と思った方は少々お待ちください。共有した書類をそのまま編集するのはおすすめしません。
共同で書類を編集する場合、誰が何をどのように編集したのかを把握することが大切です。ではどのようにすれば、共有している相手に編集した情報を伝えられるのかを解説していきます。
共有された書類は「提案モード」で編集しよう
Googleドキュメントでは、共同作業をするにあたって「提案モード」という機能があります。「提案モード」を利用して編集をしても、元の文章はそのまま残しつつ改善箇所を他のユーザーに提案をすることが可能です。
提案モードを使用するにはまず、Googleドキュメントの右上にある鉛筆のマークをクリックした後一覧の中にある提案モードを選択します
提案をクリックするだけで提案モードを使うことができます。提案モードにした後であれば、通常の編集同様に追記したり削除しても問題ありません。実際に提案モードで編集をすると以下の画像のような画面になります。
画像では、提案モードにしたのち「これは共有サンプルの書類です」という文言を追記しました。追記した文言の上下には罫線が引かれているのが分かると思います。罫線で引かれている箇所が提案をしている箇所です。
この提案をした文言を元の文に反映させるためには、
この右側にあるチェックマークを選択することで反映させることができます。逆に反映させたくない文章であった場合には、バツ印を選ぶことで拒否することも可能です。
このように多数の相手と共同で編集をする際には提案モードを使用して編集するようにしましょう。
コメント機能を利用してコミュニケーションをとりながら作業ができる
Googleドキュメントではコメント機能も搭載されており、多数のユーザーとコミュニケーションをとりながら作業することができるため、共同で作業する際にはぜひ知っておきたい機能の一つになります。
コメント機能を使うにはどうすれば良いのかみていきましょう。
コメント機能を使うためにまずコメントしたい箇所を選択して右クリック。出てくる一覧からコメントを選択します。
コメントを選択すると、右側にコメントの入力画面が表示されるので、その入力画面からコメントを入れて送信すればコメントを送ったり多数の相手とコミュニケーションをとることができます。
〜おまけ〜Googleドキュメントでwordタイプの書類を作る方法
在宅ワークをしていると、クライアントからワード形式での提出を求められるケースがあります。そんな場合でもGoogleドキュメントではWord形式のデータで出力することが可能です。今から紹介する手順を踏んでいけば簡単にWordファイルに変換できるのでぜひ一緒に試してみてくださいね。
まずWordファイルに変換したい書類を用意しましょう。左上のファイルを選択し一覧からダウンロード⇨Microsoft Word（.docx）の順でクリックしていくとWord形式で書類をダウンロードすることができます。
同じやり方でPDFの出力もできるので必要に応じて試してみてください。
まとめ
今回Googleドキュメントを使用して複数の人と共同で作業するやり方をメインにご紹介してきました。この記事を一通り読んだのであれば、もう応募要項のGoogleドキュメントを使った案件でも怯える必要はありません。どんどん応募して充実した在宅ワークを満喫しましょう。
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